Elk najaar valt bij de meeste organisaties een reeks brieven op de mat waarin leveranciers hun prijzen voor het nieuwe jaar aankondigen. De brieven zijn vriendelijk van toon, verwijzen naar de inflatie en bevatten één percentage. Maar waar komt dat percentage eigenlijk vandaan? Welk deel ervan staat in uw contract en welk deel niet? En wat mag u doen als u het er niet mee eens bent?
Die vragen worden zelden gesteld, omdat de brief meestal rechtstreeks naar de crediteurenadministratie gaat. Dat is begrijpelijk — er staat "indexatie" boven — maar het is ook het moment waarop een groot deel van de jaarlijkse kostenstijging ongezien wordt geaccepteerd. In Waar contractwaarde weglekt beschreven we dat organisaties gemiddeld 8,6% van de contractwaarde verliezen ná ondertekening. Dit artikel gaat over een van de plekken waar dat gebeurt.
Het verschil tussen inflatie en uw factuur
Begin bij het cijfer dat iedereen kent. Het CBS meldde voor augustus 2026 een inflatie van 3,3% volgens de snelle raming, na 3,2% in juli. Dat is de context waarin uw leverancier zijn brief schrijft, en meestal ook het getal waarnaar hij verwijst.
Zet daar het tweede cijfer naast. Een Gartner-analist becijferde dat softwareleveranciers hun listprices in 2025 met 10 tot 20% verhoogden, en in de Duitstalige markt is gemeten dat de daadwerkelijk betaalde prijs per leverancier tot 30% opliep bij aangekondigde listpricestijgingen van 7 tot 12%. Het verschil tussen die 3,3% en wat er op uw factuur gebeurt, is waar dit artikel over gaat.
Dat verschil wordt zelden bestreden. Uit onderzoek van Zylo onder IT-verantwoordelijken blijkt dat 79% het afgelopen jaar een prijsverhoging bij verlenging kreeg, terwijl slechts 38,1% de verlenging beschouwt als een moment om softwarekosten te verlagen. Wie wél onderhandelt, haalt er gemiddeld 16,8% af. Dat is geen kwestie van onderhandelingstalent maar van aan tafel gaan zitten.
Waarom leveranciers indexeren, en waarom dat redelijk is
Het is goed om eerst te zeggen dat een indexatieclausule op zichzelf geen probleem is. De kosten van een softwareleverancier bestaan grotendeels uit salarissen, en die stijgen in de ICT sneller dan de consumentenprijzen. Een leverancier die zijn tarieven jaarlijks meebeweegt met een objectieve index, doet iets wat beide partijen voorspelbaarheid geeft. Sommige leveranciers werken zelfs met een plafond. SAP past sinds 2023 de jaarlijkse onderhoudsvergoeding aan op basis van de lokale consumentenprijsindex, met een maximum dat het bedrijf per jaar vaststelt — 3,3% in 2023, sindsdien 5% — en pas nadat de eerste looptijd en de eerste verlenging van het contract zijn verstreken.
Het probleem zit niet in de indexatie maar in wat er onder die naam wordt meegestuurd. Er zijn drie routes waarlangs de verhoging groter wordt dan de index, en geen ervan wordt door de leverancier een prijsverhoging genoemd.
De indexatieclausule met een bodem. De formulering is bekend: "de prijzen worden jaarlijks aangepast conform de CPI, met een minimum van 3%." In een jaar met 3,3% inflatie valt dat niet op, maar in een jaar met 1,4% inflatie betaalt u meer dan het dubbele van de correctie waarvoor de clausule bedoeld is. Over drie jaar loopt zo'n bodem op tot een stille stijging van 12 tot 15%, bovenop wat er verder gebeurt.
Bundelkoppeling. Modules die bij het tekenen optioneel waren, zijn bij verlenging onderdeel van het standaardpakket geworden. De listprice beweegt niet, de effectieve prijs per gebruiker wel. Uit de Duitstalige cijfers blijkt dat 28% van de licentiekosten bij middelgrote en grote organisaties naar modules gaat die niet actief worden gebruikt. Het loont om bij elke verlenging te vragen welke onderdelen van het pakket in de afgelopen twaalf maanden daadwerkelijk in gebruik zijn geweest.
Staffelgrenzen. Volumekortingen zitten in staffels en die staffels hebben harde randen. Eén afdeling die er halverwege het jaar bij komt, kan de hele organisatie in een andere staffel duwen, waarna de prijs per gebruiker voor iedereen stijgt. Dit is de enige van de drie die u zelf veroorzaakt, en daarmee ook de enige die u volledig zelf kunt voorkomen door de gebruikersaantallen tegen de staffelgrenzen te leggen vóórdat de verlenging in zicht komt.
Daar komt sinds kort een vierde bij die nog geen vaste vorm heeft: 78% van de ondervraagde IT-verantwoordelijken kreeg het afgelopen jaar onverwachte kosten door verbruik of AI-functionaliteit. Dat mechanisme verdient een eigen behandeling; voor nu volstaat de constatering dat het zich niet in de indexatieclausule laat vangen.
Wat artikel 3.5 regelt
Hier zit het punt dat de meeste contracteigenaren verrast, en dat wij bij vrijwel elke contractbeoordeling opnieuw moeten uitleggen.
De NLdigital Voorwaarden 2025, de set die onder een groot deel van de Nederlandse ICT-contracten ligt, regelen prijswijziging in artikel 3.5. Voorziet de overeenkomst niet uitdrukkelijk in de mogelijkheid om prijzen en tarieven aan te passen — dus geen index en geen andere maatstaf — dan mag de leverancier ze alsnog aanpassen, schriftelijk, met een termijn van ten minste drie maanden en niet meer dan één keer per jaar. En dan volgt de zin die zelden wordt gelezen: wil de klant in dat geval niet akkoord gaan, dan mag hij binnen dertig dagen na de kennisgeving schriftelijk opzeggen per de datum waarop de nieuwe tarieven zouden ingaan.
Met andere woorden: staat er niets over prijsaanpassing in uw contract, dan heeft u een uitstapmoment. Staat er wél een index of andere maatstaf in, dan heeft u dat niet.
Dat is een omkering die weinig mensen zien aankomen. De indexatieclausule die destijds is onderhandeld om de prijsontwikkeling voorspelbaar te maken, heeft tegelijk het enige tussentijdse drukmiddel weggenomen dat u had. Juridisch is dat verdedigbaar, want indexatie geldt als objectieve prijscorrectie en niet als winstneming, en bij een objectieve correctie is een opzegrecht niet gebruikelijk. Maar dat argument houdt alleen stand zolang de clausule ook werkelijk een correctie is. Een bodem van 3% is dat niet, en een opslag "wegens gestegen ontwikkelkosten" bovenop de index evenmin.
Dat geeft u de zuiverste vraag die u dit najaar kunt stellen: is dit indexatie, of is dit een eenzijdige prijswijziging die zich als indexatie presenteert? Bij het tweede antwoord verandert het gesprek, want dan hoort er een opzegrecht bij.
Uw index is dit jaar mogelijk van naam veranderd
Nog een praktisch punt. Het CBS is dit jaar overgestapt van de reeks met basisjaar 2015=100 naar 2025=100, samen met een herindeling van goederen en diensten. Contracten die de index bij naam noemen, en dat zijn juist de goed geschreven contracten, verwijzen daarmee naar een reeks die niet meer zo wordt gepubliceerd.
Dat is zelden een groot geschil, maar het is wel het soort onduidelijkheid waarin de leverancier de rekenmethode kiest. Het CBS onderscheidt de jaar-op-jaarmethode en de vaste-noemermethode, die theoretisch hetzelfde resultaat geven maar door afrondingen in de praktijk uiteenlopen. Loop daarom bij elke clausule na welke index precies is bedoeld en met welk basisjaar, welke peilperiode geldt, of het voorlopige dan wel het definitieve cijfer wordt gebruikt, en welke rekenmethode. Overweeg daarbij of de afgeleide CPI, die het effect van belastingwijzigingen buiten beschouwing laat, voor een meerjarig contract niet de passender maatstaf is.
Wat u in september doet
Vier stappen, in deze volgorde. Geen ervan kost meer dan een dagdeel.
Leg de clausules naast elkaar. Niet alle contracten, maar de tien grootste. Noteer per contract of er een index is afgesproken, of er een bodem in staat, of er een cap is en of de clausule twee kanten op werkt. Dat laatste is zeldzaam en juist daarom een goed onderhandelpunt.
Reken de brief zelf na. Neem de genoemde index, het genoemde basisjaar en de peilperiode en bereken uw eigen percentage. Wijkt dat af van de brief, dan hebt u geen discussie over redelijkheid nodig maar een gesprek over een rekenfout of een niet-afgesproken opslag.
Scheid indexatie van de rest. Vraag de leverancier het percentage uit te splitsen in index, bundelwijziging, staffel en nieuw. Alleen dat verzoek al brengt vaak het gesprek op gang dat u zoekt.
Zet de reactietermijn in de agenda. Bij een verhoging zonder indexafspraak hebt u dertig dagen, en die termijn loopt vanaf de kennisgeving, niet vanaf het moment waarop de brief uit de postbak van de administratie komt. Wie de verlengingskalender al op orde heeft, zet deze datum er simpelweg naast.
VendorManager.nl rekent de indexatiebrieven van uw kernleveranciers na op precies deze punten en legt per contract vast wat de clausule toestaat, zodat u bij de volgende brief weet welk deel u accepteert en welk deel u bespreekt.