VendorManager.nl is een handelsnaam van Digital Sourcing B.V., gevestigd aan Herengracht 5-2, 1015 BA Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76477185. E-mail: bob.goosen@digitalsourcing.nl. Telefoon: +31 6 46836651.
1 — Wanneer gelden deze voorwaarden?
Deze voorwaarden zijn van toepassing op al onze offertes, opdrachten en contracten. Wij werken onder de naam VendorManager.nl voor zakelijke klanten. Uw eigen inkoopvoorwaarden wijzen wij af, behalve als we dit samen schriftelijk anders hebben afgesproken. Staat er iets anders in onze getekende offerte dan in deze voorwaarden? Dan gaat de tekst in de offerte voor.
2 — Aanbod en afspraken
Onze aanbiedingen zijn vrijblijvend en geldig voor de periode die in de offerte staat. We hebben pas een officiële overeenkomst als u ons aanbod schriftelijk accepteert of wanneer wij met uw goedkeuring aan de slag gaan. Een kennismakingsgesprek, demo of Quick Scan is altijd geheel vrijblijvend.
3 — Onze diensten
Wij helpen u met zaken zoals vendor management, sourcing, risicobeheer en AI-vorderingen. Wat we precies gaan doen en wanneer, leggen we vast in de offerte. Meestal is dit een inspanningsverplichting: wij zetten onze expertise volledig voor u in om het beste resultaat te behalen. Let op: ons advies is geen vervanging voor juridisch of fiscaal advies. U blijft zelf verantwoordelijk voor uw keuzes en de aansturing van uw leveranciers.
4 — Wat we van u nodig hebben
Om ons werk goed te doen, hebben we tijdig de juiste informatie en toegang nodig. Ook horen we graag wie de besluiten mag nemen. U zorgt ervoor dat alle materialen die u deelt rechtmatig gebruikt mogen worden. Als we vertraging oplopen door ontbrekende informatie, bespreken we dit direct met u vanwege de mogelijke gevolgen voor de planning en kosten.
5 — Aanpassingen en extra werk
Willen we de opdracht tussentijds veranderen? Dan zetten we dat op papier. Werk dat buiten de oorspronkelijke afspraak valt, zien we als meerwerk. We bespreken de impact op de prijs en planning altijd vooraf. Alleen bij acute noodgevallen grijpen we direct in om schade te voorkomen, en informeren we u direct daarna.
6 — Hulp van anderen
Wij kunnen voor de uitvoering van het werk ervaren specialisten of digitale tools inschakelen. Wij blijven uw aanspreekpunt en verantwoordelijke voor het geleverde werk. Maakt u rechtstreeks gebruik van software of diensten van een andere partij? Dan gelden de voorwaarden van die specifieke partij.
7 — Betalingen en facturen
Al onze prijzen zijn exclusief btw. In de offerte leest u wanneer we factureren en wat de betaaltermijn is. Heeft u een vraag over een factuur? Laat het ons dan snel weten. Het deel waarover geen discussie is, betaalt u wel gewoon op tijd. Bij een late betaling kunnen we de wettelijke rente rekenen en, na een herinnering, ons werk tijdelijk pauzeren.
8 — Duur en stoppen met de opdracht
De looptijd en de opzegtermijn leggen we vast in de offerte. U kunt niet zomaar tussentijds opzeggen, tenzij we dit vooraf hebben afgesproken. Als een partij zich niet aan de belangrijkste afspraken houdt, mag de ander na een herstelperiode het contract beëindigen. Bij faillissement stopt de samenwerking direct. Reeds uitgevoerd werk wordt altijd netjes afgerekend.
9 — De overdracht
Stopt onze samenwerking? Dan zorgen we voor een soepele overdracht. Na betaling ontvangt u de afgesproken resultaten en, indien gewenst, een export van uw gegevens. Voor extra werk bij de overdracht rekenen we ons normale tarief. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, blijven in ons archief tot de termijn is verlopen.
10 — Geheimhouding
Wij gaan vertrouwelijk om met uw bedrijfsinformatie en dat verwachten we ook van u. Dit geldt voor alle informatie die niet openbaar is. Deze geheimhouding blijft ook na onze samenwerking nog vijf jaar van kracht. Voor echte bedrijfsgeheimen geldt dit zolang de informatie beschermd is.
11 — Privacy en persoonsgegevens
Beide partijen houden zich aan de AVG. Als wij namens u persoonlijke gegevens verwerken, regelen we dit in een verwerkersovereenkomst. Hierin leggen we vast hoe we de data beveiligen. In ons eigen privacybeleid leest u hoe we omgaan met uw gegevens als u klant bij ons bent.
12 — Veiligheid
Wij beveiligen onze systemen zo goed mogelijk volgens de huidige standaarden. Omdat 100% veiligheid niet bestaat, trekken we direct aan de bel bij een beveiligingsincident. We werken dan samen aan een oplossing en doen indien nodig de verplichte meldingen.
13 — Rechten en eigendom
Onze eigen methodes, tools en formats blijven van ons. Nadat u de factuur heeft betaald, krijgt u het recht om de resultaten van de opdracht binnen uw eigen organisatie te gebruiken. Uw eigen materialen blijven natuurlijk van u. Het is niet toegestaan om onze algemene templates door te verkopen zonder onze toestemming.
14 — Controleren en klagen
We vragen u om ons werk binnen een redelijke tijd te bekijken. Ziet u een fout? Meld dit dan direct schriftelijk aan ons. We krijgen altijd de kans om het probleem op te lossen. Een klacht betekent niet dat u de betaling van ander werk kunt uitstellen.
15 — Aansprakelijkheid
Wij doen ons werk zorgvuldig. Mocht er toch iets misgaan, dan zijn we alleen aansprakelijk voor directe schade. Indirecte schade, zoals misgelopen winst, vergoeden we niet. Onze totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat u in het afgelopen jaar voor de betreffende opdracht aan ons heeft betaald. Deze beperking geldt niet bij opzet of grove schuld.
16 — Situaties buiten onze macht (overmacht)
Soms gebeuren er dingen waar niemand iets aan kan doen, zoals grote internetstoringen, cyberaanvallen of ernstige ziekte. In dat geval zijn we niet aansprakelijk voor de vertraging. We informeren u direct en zoeken naar een oplossing. Duurt een situatie langer dan zestig dagen? Dan mogen we beiden de opdracht zonder extra kosten beëindigen.
17 — Wijzigingen van de voorwaarden
Wij kunnen deze voorwaarden aanpassen. De nieuwe versie geldt voor nieuwe opdrachten of bij een verlenging. Veranderen we wezenlijke afspraken tijdens een lopend contract? Dan doen we dit in overleg met u, tenzij de wet ons tot een directe wijziging dwingt.
18 — Toepasselijk recht
Op onze samenwerking is het Nederlands recht van toepassing. Als we er samen echt niet uitkomen, leggen we het geschil voor aan de rechter in Amsterdam.
Deze voorwaarden zijn speciaal geschreven voor zakelijke diensten. Zorg dat u de meest recente versie altijd bij de offerte voegt.