Is software kopen niet goedkoper dan vendormanagement uitbesteden?

De licentie is meestal goedkoper, het geheel vaak niet. Contract- en TPRM-software levert een lege database: iemand moet de contracten invoeren, de leveranciers beoordelen en de acties opvolgen. Reken bij de licentie dus de interne uren mee die nodig zijn om het systeem gevuld en actueel te houden, plus de implementatie.

Wat is het verschil met een interim vendormanager inhuren?

Bij interim huurt u capaciteit in: een persoon, per uur, wiens kennis vertrekt als het contract eindigt. Bij uitbesteden koopt u een resultaat van een onderneming, met vaste opleveringen en een register dat blijft bestaan. Daarnaast speelt bij langdurige zzp-inhuur de discussie over schijnzelfstandigheid (wet DBA), die bij een dienstverleningsovereenkomst niet aan de orde is.

Wanneer kun je het beter zelf doen?

Bij een klein en stabiel leverancierslandschap, of als er al een vendormanager in dienst is die de tijd en het mandaat heeft. Dan is gereedschap zinvoller dan een dienst.

Naar hoofdinhoud

vendormanager.nl

Afweging

Zelf doen, interim, software of uitbesteden?

Wie grip wil op leveranciers en contracten heeft vier realistische opties. Hieronder wat ze elk opleveren, wat ze werkelijk kosten en wanneer welke de beste keuze is — inclusief de situaties waarin wij dat niet zijn.

Naast elkaar

De vier opties op zeven punten

Bedragen zijn indicatief en bedoeld om de orde van grootte te vergelijken, niet als offerte.

	Zelf doen	Interim inhuren	Software kopen	Uitbesteden aan ons
Wat u koopt	Niets extra's — u herverdeelt bestaande tijd	Capaciteit: een persoon, per uur	Gereedschap: een lege database met schermen	Een resultaat: register, bewaking en besluiten, met het platform erbij
Wie doet het werk	Uw eigen mensen, naast hun echte werk	De interimmer, zolang die er is	Uw eigen mensen — de software doet het niet voor u	Wij. U beslist alleen wat alleen u kunt beslissen
Eerste resultaat	Wisselend; schuift op zodra het druk wordt	Vier tot acht weken, na werving en inwerken	Drie tot zes maanden, inclusief implementatie en vullen	Twee weken (nulmeting), daarna doorlopend
Kosten per jaar, indicatief	Verborgen: 0,2–0,5 fte aan versnipperde tijd	€90.000–€160.000 bij een langere opdracht	€15.000–€60.000 licentie, plus implementatie en interne uren	Vanaf €5.400 (Zicht), inclusief het platform en het werk
Als de kennisdrager weggaat	Kennis verdwijnt met de persoon	Kennis vertrekt aan het eind van de opdracht	Het systeem blijft, de kennis erachter niet	Alles staat vastgelegd in register, dossiers en audittrail
Wet DBA	Niet van toepassing	Aandachtspunt bij lángdurige zzp-inhuur	Niet van toepassing	Dienstverleningsovereenkomst met resultaatafspraken, geen inhuur
Opschalen of stoppen	Kost een vacature	Per opdracht, maar telkens opnieuw inwerken	Meerjarig contract, vaak per gebruiker	Na 12 maanden maandelijks opzegbaar; uw data exporteert u zelf

Kosten voor software zijn gemiddelden voor contract- of TPRM-pakketten in het middensegment; wat u werkelijk betaalt hangt af van modules en gebruikersaantallen.

Per situatie

Wanneer welke keuze het beste past

Zelf doen

Past bij een klein, stabiel landschap — pakweg tot vijfentwintig leveranciers zonder AI-componenten — of als u al een vendormanager in dienst heeft met tijd en mandaat. Gebruik dan onze gratis tools en templates en houd het geld in uw zak.

Interim inhuren

Past bij een afgebakende opgave met een duidelijk einde: een grote aanbesteding, een migratie, een transitie na een overname. Voor doorlopend beheer is het een dure manier om kennis te huren die daarna weer vertrekt.

Software kopen

Past als u al een team heeft dat het werk doet en alleen het gereedschap mist. Een systeem lost geen capaciteitsprobleem op: de meeste mislukte implementaties die wij tegenkomen zijn keurig ingerichte pakketten die niemand bijhoudt.

Uitbesteden

Past als het landschap groeit, AI er ongemerkt bij komt en niemand het er structureel bij kan doen — en u wél verantwoording moet afleggen over kosten, risico's en compliance. U koopt de uitkomst, niet de bezetting.

Wanneer wij niet de beste keuze zijn

Heeft u minder dan ongeveer vijfentwintig IT-leveranciers en verandert daar weinig aan, dan verdienen wij onszelf niet terug. Pak dan de gratis tools en templates; een half dagdeel per kwartaal volstaat.

Zoekt u iemand die fysiek bij u op kantoor zit en in uw eigen overleggen meedraait, dan past interim beter. Wij werken op afstand, met vaste opleveringen en een portaal waar u meekijkt.

Wilt u een systeem dat u zélf inricht en bedient, met eigen workflows en integraties tot in de details, dan koopt u beter een pakket. Ons platform is het gereedschap waarmee wij het werk doen; het is geen zelfbouwplatform.

En zit uw pijn in één specifieke leverancier of één aanbesteding, dan is dat een losse opdracht, geen abonnement.

Niet zeker welke past?

Leg uw situatie voor in twintig minuten. Als een van de andere drie opties beter past, zeggen wij dat — dat kost ons een klant en levert ons een eerlijk advies op.

Plan een gesprek Bekijk de Nulmeting