Contractregister-generator: van losse contracten naar één register in tien minuten

Waarom een register, en waarom nu

Vrijwel elke organisatie heeft de contracten wel ergens: in een gedeelde map, in de mailbox van degene die ze tekende, in het inkoopsysteem. Wat ontbreekt is de laag erbovenop: per contract de datum waarop het stilzwijgend verlengt, wie erover gaat, hoeveel het kost en of de verplichte documenten (verwerkersovereenkomst, securitybewijs, exit-afspraken) er zijn. Dat is het register, en het is de eerste stap in elk vendormanagementtraject dat wij doen.

Het hoeft niet compleet te zijn om waarde te hebben. Begin met de tien grootste contracten en de contracten die binnen zes maanden verlengen. Elke regel die u vandaag toevoegt, is een verlenging die u niet meer overkomt.

Vijf velden die vaak ontbreken

1. Ingangsdatum van de huidige periode, niet van het oorspronkelijke contract. Na drie stilzwijgende verlengingen is dat een andere datum.
2. Contracteigenaar: één naam die de verlenging voorbereidt. Zonder eigenaar bewaakt niemand de deadline.
3. Bedrijfskritisch belang: bepaalt welke contracten een exit-plan en een reservestrategie nodig hebben (voor financiële instellingen ook de DORA-classificatie).
4. Datalocatie en verwerkersovereenkomst: het eerste wat een auditor vraagt, en het laatste wat een leverancier spontaan levert.
5. AI in de dienst: sinds de AI Act een verplichte vraag. Weet u welke leveranciers AI-functionaliteit hebben ingebouwd, en op welke data?