Elke klant doorloopt hetzelfde draaiboek; het staat in het platform, niet in ons hoofd. Uw inzet in dertig dagen: ongeveer vier uur, verdeeld over vijf momenten. Alles wat ontbreekt wordt een actiepunt met eigenaar, nooit een reden om te wachten.
| Wanneer | Wat er gebeurt | Uw inzet | Wat u krijgt |
|---|---|---|---|
| Dag 1 | Akkoord Dienstverleningsovereenkomst en verwerkersovereenkomst getekend; wij maken uw werkruimte aan en zetten hem op uw naam. | Twee handtekeningen | — |
| Dag 1 | Welkom U ontvangt de welkomstmail: wat er in dertig dagen gebeurt, uw postbusadres, en wie u uitnodigt als contracteigenaar of lezer. | 5 minuten lezen | Werkruimte, postbusadres |
| Dag 2 | Toegang Uw contactpersonen loggen in zonder wachtwoord (code per e-mail of Entra ID). Rollen staan; de achtervanger staat met naam in de verwerkersovereenkomst. | 10 minuten | Inlog voor uw mensen |
| Dag 3 | Documentenverzoek Wij sturen één lijst: contracten en bijlagen, crediteurenlijst van twaalf maanden, contracteigenaren, lopende kwesties. Doorsturen naar de postbus volstaat; sorteren doen wij. | 30 minuten verzamelen, of uw assistent | — |
| Dag 3–7 | Bronnen Boekhoudexport (Exact, AFAS, Business Central) en de Entra- of Workspace-export met de instructie voor uw pakket. Wat ontbreekt wordt een actiepunt, geen reden om stil te vallen. | 15 minuten per export | Postbus vult zich; eerste duidingen zichtbaar |
| Dag 8–12 | Register Wij voeren leveranciers en contracten in met einddatum en opzegtermijn, genereren de verplichtingen en draaien de clausulecheck. U ziet het register groeien. | — | Leveranciersregister, verlengingsradar |
| Dag 12 | Eerste controle Tien minuten samen door het register: kloppen eigenaren, bedragen en datums? U corrigeert, wij verwerken. | 15 minuten (videogesprek) | Gecontroleerd register |
| Dag 14 | Nulmeting opgeleverd Register, AI-inventaris en prioriteitenlijst als PDF en in het platform. Bent u met de nulmeting begonnen, dan is dit het opleverpunt — en het moment om te besluiten over doorlopende bewaking. | 30 minuten (oplevergesprek) | Nulmeting: AI & Vendor Scan |
| Dag 15–21 | Beoordelen Risicoprofiel per leverancier, tiers en hertoetsritme, playbook afgestemd op uw harde eisen. Besparingskansen en naderende deadlines bovenaan de werkvoorraad. | 20 minuten: welke clausules zijn voor u harde eis | Risicoprofiel, prioriteitenlijst |
| Dag 22–28 | Eerste dossier De eerstvolgende opzegdeadline krijgt een verlengingsdossier: gebruik, facturen, lijstprijs, clausulegaten en ons voorstel. De contracteigenaar scoort de leverancier (vijf vragen). | 15 minuten (scorecard) | Verlengingsdossier met voorstel |
| Dag 30 | Oplevering en ritme Rondleiding door het portaal, ritme afgesproken (wekelijks overzicht, maandelijkse verversing, kwartaalgesprek), meldingen getest. Vanaf hier loopt het. | 45 minuten (oplevergesprek) | Werkend ritme; eerste weekoverzicht |
Opgeteld: twee handtekeningen, drie gesprekken van een kwartier tot drie kwartier, één documentenverzoek en twee exports. Wie met de nulmeting begint, zit op dag 14 bij de oplevering; wie direct met Zicht, Grip of Verantwoording start, loopt het hele schema door.
Dat is in dertig dagen drie keer aan de orde: bij de controle van het register (dag 12), bij de prioriteiten (dag 15–21) en bij het eerste verlengingsdossier (dag 22–28). Elk besluit staat in het platform met wie het nam en wanneer; ook dat is onderdeel van de audittrail.
Wekelijks een overzicht per e-mail, maandelijks de boekhoudexport, per kwartaal het rapport en het gesprek, en elk jaar de hertoets en de oefening met de achtervanger. Het draaiboek loopt door; u merkt het aan de verlengingen die op tijd en voorbereid op tafel liggen.
