Rekenvoorbeeld

Wat komt er uit een Nulmeting bij 46 leveranciers?

Omdat "grip op uw leveranciers" een abstractie is, hebben wij het uitgerekend voor een organisatie van 120 medewerkers. Hieronder staat wat de Nulmeting aantreft, wat wij als eerste zouden doen en wat dat in het eerste jaar oplevert — met de aannames er zichtbaar bij.

Dit is een rekenvoorbeeld en geen klant. Het bedrijf hieronder bestaat niet. De cijfers zijn opgebouwd uit openbare benchmarks, gepubliceerde prijslijsten en de contractvormen die in het Nederlandse MKB gebruikelijk zijn. Wij hebben nog geen referentiecasus die wij mogen publiceren; zodra die er is, vervangt hij deze pagina. Tot die tijd rekenen wij liever hardop dan dat wij een percentage beloven.
Uitgangspunten

De organisatie in dit voorbeeld

Een productiebedrijf met eigen logistiek. Geen IT-afdeling van twintig man, wel een controller en een IT-coördinator die het erbij doen.

KenmerkAannameWaarom deze aanname
Medewerkers120de ondergrens waarboven een leverancierslandschap niet meer in één hoofd past
IT-leveranciers46ruwweg één leverancier per twee à drie medewerkers, wat wij in deze omvang doorgaans aantreffen
Software per jaar€ 310.000ongeveer € 2.600 per medewerker per jaar aan software en clouddiensten
Contracten met stilzwijgende verlenging7de standaard in SaaS-voorwaarden, tenzij er destijds over is onderhandeld
Opzegmomenten binnen twaalf maanden9volgt uit de looptijden; ze vallen zelden gelijk
Week 2

Wat de Nulmeting aantreft

Niet spectaculair, wel herkenbaar. Dit zijn de bevindingen die in een landschap van deze omvang vrijwel altijd naar boven komen.

BevindingOmvangWaarom het telt
Leveranciers die in geen enkel overzicht stonden11meestal op een persoonlijke creditcard begonnen en nooit teruggemeld
Contracten zonder vastgelegd prijsplafond5de leverancier bepaalt dan eenzijdig de verhoging per 1 januari
Verwerkingen zonder verwerkersovereenkomst3direct beboetbaar onder de AVG, ongeacht of er iets misgaat
Bedrijfskritische contracten zonder exit-afspraak2u kunt er niet uit zonder medewerking van de leverancier
Leveranciers met AI in de dienst, niet eerder vastgelegd8verplichtingen onder de AI-verordening liggen bij u, niet bij hen
Opzegdeadline die binnen zes weken verloopt1zonder besluit verlengt dat contract zichzelf een jaar
Prioriteitenlijst

De eerste drie acties, doorgerekend

Uit de tien acties op de lijst zijn dit de drie die in het eerste jaar geld opleveren. De rest gaat over risico, en dat laat zich niet in euro's uitdrukken.

1 · Prijsbrief narekenen

Het logistieke platform (€ 84.000 per jaar) kondigt 9% verhoging aan. Het contract verwijst naar de NLdigital Voorwaarden, waarin indexatie aan de CBS-prijsindex hangt. Bij een inflatie van 3,3% is 5,7 procentpunt onverklaard.

Effect: € 4.788 per jaar, mits de leverancier het verschil niet kan onderbouwen.

2 · Ongebruikte licenties opzeggen

Van 45 seats in het samenwerkingspakket zijn er 17 al meer dan negentig dagen niet gebruikt. Bij € 144 per seat per jaar kan dat bij de eerstvolgende verlenging omlaag.

Effect: € 2.448 per jaar, vanaf de verlengingsdatum.

3 · Overlap wegnemen

Twee pakketten doen hetzelfde werk voor verschillende afdelingen (€ 6.480 en € 9.900 per jaar). Het goedkoopste kan vervallen zodra de tweede afdeling is overgezet.

Effect: € 6.480 per jaar, met een overzetting van ongeveer een maand.

En de vierde, die niets oplevert

Het contract met de deadline over zes weken. Daar valt niets te besparen — het moet alleen op tijd besloten worden. Precies dat soort actie verdwijnt zonder bewaking in de waan van de dag, en kost dan een jaar.

€ 13.716

besparing in het eerste jaar uit de drie acties hierboven

€ 2.450

eenmalige kosten van de Nulmeting

€ 17.400

een jaar Grip, als u de bewaking daarna uitbesteedt

4,4 %

van het softwarebudget, alleen uit de eerste drie acties

De Nulmeting verdient zichzelf in dit voorbeeld ruim terug. Een jaar Grip doet dat niet vanzelf: € 17.400 tegen € 13.716 betekent dat u het abonnement koopt voor de bewaking, de dossiers en de verantwoording — niet als besparingstruc. Wie alleen op besparing stuurt, is beter af met de Nulmeting en daarna zelf aan de slag. Dat zeggen wij ook als u het vraagt.

Waar dit voorbeeld niet klopt

Bij een organisatie met veertig medewerkers en twaalf leveranciers valt er minder te halen en is de Nulmeting relatief duurder. Bij een organisatie die vorig jaar al een licentieopschoning heeft gedaan, is de tweede post er niet. En bij een leverancier die zijn verhoging wél netjes onderbouwt, verdwijnt de eerste post ook.

Wat níet verdwijnt, is het deel dat hier geen bedrag heeft: de drie ontbrekende verwerkersovereenkomsten, de twee contracten zonder exit en de acht AI-diensten die nergens waren vastgelegd. Dat wordt pas zichtbaar op het moment dat iemand ernaar vraagt — een klant, een accountant, een toezichthouder, of uw eigen verzekeraar na een incident.

Wilt u weten hoe uw eigen landschap eruitziet in plaats van dit voorbeeld: dat is precies wat de Nulmeting doet, in twee weken en voor een vaste prijs.

Benieuwd naar uw eigen getallen?

Reken eerst zelf: met de gratis tools komt u een eind. Wilt u het zeker weten, dan doen wij het in twee weken voor u.