In de meeste organisaties wordt het softwarebudget voor volgend jaar nu vastgesteld. De gangbare methode is eenvoudig: neem de kosten van dit jaar en tel de inflatie erbij op. Het CBS meldde voor september 3,4%, dus de post softwarelicenties gaat met 3 tot 4% omhoog. Dat is een nette begroting die vrijwel zeker niet gaat kloppen.
De reden is dat de inflatie maar één van de vijf manieren is waarop uw softwarekosten volgend jaar stijgen. De andere vier staan in geen enkele brief als prijsverhoging en worden daarom zelden begroot. Dit artikel zet ze naast elkaar en rekent uit wat ze samen doen met een portefeuille van één miljoen euro.
Vijf posten die samen de werkelijke stijging vormen
Indexatie. De contracten met een indexatieclausule volgen de CPI, en die staat op 3,4%. Maar veel clausules hebben een bodem van 3 tot 5%, en wie de index over de listprice laat berekenen in plaats van over de nettoprijs, ziet ook zijn korting mee-indexeren. Reken voor dit deel van de portefeuille op 3,5 tot 4,5%, niet op 3,4%. Hoe u dat per brief narekent staat in De prijsverhoging van 1 januari.
Listpriceverhogingen bij verlenging. Contracten zonder indexatieclausule worden bij verlenging tegen de nieuwe listprice aangeboden. Een Gartner-analist becijferde dat de grote softwareleveranciers hun prijzen in 2025 met 10 tot 20% verhoogden, en in de Duitstalige markt is gemeten dat de werkelijk betaalde prijs per leverancier tot 30% opliep bij aangekondigde stijgingen van 7 tot 12%. Uit een Amerikaans onderzoek onder ruim tweehonderd IT-verantwoordelijken blijkt dat 79% het afgelopen jaar een prijsverhoging bij verlenging kreeg. Dit is de grootste post en hij treft elk jaar het deel van de portefeuille dat toevallig verlengt.
Verbruik en AI. De snelst groeiende post en de minst zichtbare. Van de ondervraagde IT-verantwoordelijken kreeg 78% het afgelopen jaar onverwachte kosten door verbruiksgebaseerde of AI-prijsmodellen. Een AI-functie die per credit afrekent of een Copilot-licentie die bij een release standaard aan staat, verhoogt de factuur zonder dat er een prijswijziging is aangekondigd. Wie hier niets voor begroot, ziet het in het tweede kwartaal terug als overschrijding.
Bundels en staffels. Modules die bij het tekenen optioneel waren, zitten bij verlenging in het standaardpakket. En één afdeling die er halverwege het jaar bij komt, kan de hele organisatie in een duurdere staffel duwen. Het effect per contract is klein, over de portefeuille is het één tot twee procent die niemand heeft aangevraagd.
Groei die u zelf veroorzaakt. Nieuwe medewerkers, nieuwe tools, nieuwe afdelingen. Dit is de enige post die wél in de meeste budgetten staat. Hij staat er alleen vaak te ruim in, omdat niemand het ongebruikte deel ertegen afzet: een platform dat de licenties van honderden organisaties meet, ziet gemiddeld 36% van de SaaS-licenties ongebruikt.
Een rekenvoorbeeld
Neem een organisatie met één miljoen euro aan jaarlijkse softwarekosten, verdeeld over zestig leveranciers. Stel dat zestig procent van dat bedrag in contracten met een indexatieclausule zit, een kwart dit jaar verlengt tegen listprice, en vijftien procent verbruiks- of AI-componenten bevat. Dat is een gewone verdeling in de Nederlandse middenmarkt.
Het indexatiedeel stijgt met 4%: 24.000 euro. Het verlengende deel stijgt met 15%: 37.500 euro. Het verbruiksdeel groeit met 25%: 37.500 euro. Bundels en staffels doen er 15.000 euro bij. Samen is dat 114.000 euro, ofwel 11,4% op de portefeuille. De begroting ging uit van 3,4%, dus 34.000 euro. Het gat is 80.000 euro, en het ontstaat zonder dat er één nieuwe licentie is gekocht.
Dat is het beeld zonder ingrijpen. Nu hetzelfde voorbeeld met de vier instrumenten die er zijn.
Wat u ertegenover zet
Onderhandel elke verlenging. Wie bij de verlenging aan tafel gaat zitten, haalt volgens hetzelfde onderzoek gemiddeld 16,8% van de verhoging af. Slechts 38% van de IT-verantwoordelijken beschouwt de verlenging als moment om kosten te verlagen, dus de leverancier verwacht het gesprek niet. Op het verlengende kwart van de portefeuille scheelt dat in het voorbeeld ruim 6.000 euro, en bij een goed voorbereid gesprek het dubbele.
Reken de indexatiebrieven na. Controleer per brief de index, het basisjaar, de grondslag en de bodem. Een deel van de brieven bevat een opslag die niet in de clausule staat, en een clausule zonder index geeft u een opzegrecht. Dit kost een dagdeel en levert in het voorbeeld 5.000 tot 10.000 euro op.
Zet een plafond op verbruik. Vraag bij elk verbruiks- of AI-contract om een maandelijks verbruiksoverzicht, een melding bij tachtig procent van het begrote volume en een verbod op automatische upgrade naar een hoger plan. Zonder die drie is de post verbruik niet te begroten; met die drie is hij te sturen. In het voorbeeld halveert dat de groei van het verbruiksdeel: bijna 19.000 euro.
Haal de ongebruikte licenties weg voordat u verlengt. Een derde van de licenties die niet worden gebruikt is bij verlenging direct te schrappen. Dat vraagt om een gebruiksoverzicht per applicatie, twee maanden vóór de verlengdatum, want daarna zit het vast voor een jaar. Op het verlengende kwart van het voorbeeld is dat zo'n 30.000 euro.
Samen brengen de vier instrumenten de stijging in het voorbeeld terug van 11,4% naar ruim 5%. Dat is nog steeds anderhalf keer de inflatie, en het is een eerlijk getal. Wie met 3,4% begroot, krijgt in mei een gesprek over een overschrijding die in november al vaststond.
Wat u deze maand in de begroting zet
Begroot niet één percentage maar vier regels. Zet per regel het deel van de portefeuille erbij en het percentage dat erbij hoort: indexatie 4%, verlenging 10 tot 15%, verbruik en AI 20 tot 30%, bundels en staffels 1 tot 2%. Zet daaronder de besparing die u van de vier instrumenten verwacht, als negatieve regel met een eigenaar en een datum. Dan is het budget geen schatting meer maar een plan, en is in mei duidelijk welke regel het verschil maakte.
De verdeling van uw eigen portefeuille over die vier regels is in de meeste organisaties in een middag te maken, als het contractregister de verlengdata en de prijsclausules bevat. Dat laatste is wat wij in de praktijk het vaakst zien ontbreken.
VendorManager.nl legt per kernleverancier vast welke prijsclausule geldt, wanneer het contract verlengt en welke verbruikscomponenten erin zitten, zodat het budget voor volgend jaar niet begint bij de inflatie maar bij wat er werkelijk in uw contracten staat.