Zet uw applicaties, licenties en werkelijk gebruik onder elkaar. De scan berekent de jaarlast, de kosten van ongebruikte licenties, dubbele tools per categorie en een verlengkalender, en geeft per applicatie de eerste onderhandelstap.
Voorbeeld: een cloud-native organisatie met ±120 medewerkers en 16 SaaS-applicaties. Vervang de regels door uw eigen landschap; het aantal actieve gebruikers haalt u uit het admin-portaal van elke applicatie (laatste 30 dagen).
| Applicatie | Categorie | Licenties | Actief | € / licentie / mnd | Verlengmaand |
|---|
U ontvangt deze analyse als PDF, plus het script dat wij gebruiken bij de eerste verlengingsgesprekken.
Benchmark: in middelgrote organisaties gaat gemiddeld 28% van de licentiekosten naar onderdelen die niet actief worden gebruikt. De scan rekent met een buffer van 10% boven het actieve gebruik.
Deze scan is een momentopname. VendorManager houdt het gebruik, de verlengmaanden en de prijsafspraken doorlopend bij, en meldt zich vóór elke deadline.
Jaarlast per categorie. Een categorie met twee of meer applicaties is een kandidaat voor consolidatie.
Verlengingen in de komende 90 dagen vragen nu actie; reken de opzegdeadline na met de Opzegtermijn-calculator.
Gesorteerd op besparingspotentieel. "Direct" is het bedrag dat vrijvalt door terug te schalen naar het actieve gebruik plus 10% buffer; "onderzoeken" is de jaarlast van overlappende tools.
De scan rekent met drie getallen per applicatie die elke beheerder binnen een kwartier kan opzoeken: het aantal gekochte licenties, het aantal gebruikers dat de afgelopen 30 dagen daadwerkelijk heeft ingelogd, en de prijs per licentie per maand. Jaarcontracten deelt u door twaalf. Daaruit volgt de jaarlast, het bedrag dat naar ongebruikte licenties gaat en welke categorieën meer dan één tool bevatten.
De scan doet geen uitspraak over welke tool u moet houden. Overlap tussen twee tools is een signaal om het gesprek te voeren, niet een conclusie. Sommige overlap is bewust (Slack naast Teams voor externe klanten); de vraag is of dat een beslissing was of een gevolg van losse aankopen.
Licentiegebruik uit de admin-portalen, contracten en verlengdata in één register, en elk kwartaal een rapport met de te nemen beslissingen. De scan is hoe wij zelf beginnen.
Bekijk de diensten →Waarom er meer applicaties in uw landschap zitten dan op de lijst van IT staan, en hoe u ze vindt.
Lees het artikel →