Een contract dat op 31 december afloopt en een opzegtermijn van drie maanden kent, moet uiterlijk op 30 september zijn opgezegd. Wie op 1 oktober belt, is te laat: het contract verlengt en de leverancier heeft daar gelijk in, want de termijn staat in de overeenkomst die u zelf hebt getekend. Bij veel SaaS-contracten is die verlenging opnieuw een vol jaar.
Het is een van de weinige fouten in vendormanagement die onherstelbaar is. Een te hoge prijs kunt u bij de volgende ronde terugonderhandelen; een gemiste opzegdatum kost u een heel contractjaar, zonder tussenstap. En anders dan veel contracteigenaren aannemen, komt de wet u hierbij niet te hulp.
De Wet Van Dam geldt niet voor uw organisatie
De Wet Van Dam, in werking sinds 1 december 2011, maakte een einde aan de stilzwijgende verlenging met een jaar bij consumentencontracten. Een abonnement dat na de eerste looptijd stilzwijgend doorloopt, verandert sindsdien in een overeenkomst voor onbepaalde tijd die de consument op elk moment kan opzeggen met een opzegtermijn van ten hoogste één maand. Daarom kunt u thuis uw tijdschrift, sportschool of streamingdienst na het eerste jaar maandelijks opzeggen.
Die bescherming geldt alleen tussen een bedrijf en een consument. Tussen twee ondernemingen geldt zij niet. Een zakelijk contract mag stilzwijgend met een jaar verlengen en de opzegtermijn mag drie, zes of negen maanden zijn, zolang het maar is overeengekomen. De gedachte erachter is dat professionele partijen worden geacht hun eigen contracten te bewaken. In de praktijk is dat precies wat er misgaat, want de partij die het contract tekent, is zelden dezelfde die een jaar later de opzegdatum in de gaten houdt.
Er is één zakelijke uitzondering die het noemen waard is. Voor een beperkte categorie overeenkomsten met zzp'ers en kleine ondernemingen die materieel op consumenten lijken, kan via de reflexwerking van het leerstuk van algemene voorwaarden alsnog bescherming gelden. Reken daar bij een gewoon SaaS- of ICT-contract echter niet op. De hoofdregel is: u bewaakt uw eigen termijn.
De einddatum is het verkeerde cijfer
Het register van de meeste organisaties legt de verkeerde datum vast. Genoteerd wordt de einddatum — 31 december — terwijl de datum die ertoe doet de uiterste opzegdatum is, die zoveel maanden daarvóór ligt als de opzegtermijn lang is. Tussen die twee data zit het hele verschil tussen een leverancier die naar u luistert en een leverancier die beleefd naar het contract verwijst.
Dat verschil is ook het moment waarop een eventuele prijsverhoging nog bespreekbaar is. In De prijsverhoging van 1 januari beschreven we dat de onderhandelingsruimte bij verlenging verdwijnt zodra de opzegtermijn is verstreken; wie wél op tijd aan tafel zit, haalt er volgens onderzoek van Zylo gemiddeld 16,8% af. De opzegdatum is dus geen administratieve formaliteit maar het begin van het onderhandelgesprek.
De rekensom zelf is eenvoudig: neem de einddatum, trek de opzegtermijn eraf, en u hebt de uiterste opzegdatum. Lastiger wordt het bij contracten die niet per kalenderjaar lopen, bij een opzegtermijn die in weken in plaats van maanden is uitgedrukt, of bij een raamovereenkomst waaronder losse opdrachten een eigen, kortere termijn kennen. Voor de standaardgevallen hebben wij er een opzegtermijn-calculator voor gemaakt die de uiterste opzegdatum uit einddatum en opzegtermijn afleidt en de regels voor verlenging erbij zet.
Opzeggen doet u schriftelijk, en bewijsbaar
Een opzegging die niet aantoonbaar op tijd is ontvangen, is geen opzegging. Drie punten die in de praktijk het verschil maken. Lees eerst in het contract hoe en waar u moet opzeggen: steeds vaker is dat niet een e-mail aan de accountmanager maar een aangetekende brief aan een vast adres of een formulier in het klantportaal. Een opzegging via het verkeerde kanaal telt mogelijk niet. Zeg daarnaast ruim vóór de uiterste datum op, niet op de dag zelf, zodat een vertraging in de bezorging u niet alsnog een jaar kost. En bewaar het bewijs van verzending en ontvangst, want bij een geschil ligt de bewijslast dat tijdig is opgezegd bij u.
Een laatste nuance die vaak wordt vergeten: opzeggen betekent niet per se stoppen. Het is in de meeste gevallen verstandig om vóór de uiterste opzegdatum formeel op te zeggen en dáárna te onderhandelen over voortzetting. Zo houdt u het drukmiddel in handen in plaats van het weg te geven. Een leverancier die weet dat u al hebt opgezegd, voert een ander gesprek dan een leverancier die weet dat uw termijn ongebruikt is verstreken.
Wat u deze maand doet
Drie stappen, geen ervan kost meer dan een dagdeel.
Zet voor uw tien grootste contracten de uiterste opzegdatum in het register, niet de einddatum. Reken per contract de einddatum minus de opzegtermijn uit en noteer die datum als het bewaakte moment. De einddatum mag erbij, maar de alert hangt aan de opzegdatum.
Leg de opzegwijze er direct naast. Noteer bij elk contract hoe en waar moet worden opgezegd, want die informatie opzoeken kost tijd die u op de uiterste dag niet hebt.
Zet de alert ruim van tevoren. Niet op de opzegdatum zelf, maar enkele weken ervoor, zodat er tijd is om te beslissen, te onderhandelen en bewijsbaar op te zeggen. Wie de verlengingskalender al op orde heeft, zet deze data er simpelweg naast.
VendorManager.nl bewaakt deze opzegdata voor uw kernleveranciers — op de uiterste opzegdatum, niet op de einddatum — en legt per contract vast hoe er moet worden opgezegd, zodat een gemiste termijn geen contractjaar meer kost.